(343) 379-06-39
(343) 379-03-03
заказать звонок

предварительная запись на прием


Кассовая дисциплина ИП

С 1 января 2012 года индивидуальные предприниматели наравне с юридическими лицами обязаны соблюдать правила ведения кассовых операций в работе с наличными деньгами. Напомним, что понятие "кассовая операция" подразумевает:

1) прием наличности;

2) пересчет; 

3) выдачу наличности; 

4)оформление кассовых документов (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость).


ЛИМИТ КАССЫ 

Первое, что должен предпринять предприниматель для правильного ведения кассовых операций, - установить максимально допустимую сумму наличности, которая может храниться в кассе. Это так называемый лимит остатка кассы, или просто лимит кассы. Установление лимита остатка кассы предприниматель оформляет отдельным распорядительным документом (приказом). Порядок хранения этого документа тоже определяет сам предприниматель, в том же приказе. 

Важно, что лимит кассы коммерсант определяет теперь сам, без какого-либо согласования с обслуживающим банком. Наличие либо отсутствие кассового аппарата не влияет на необходимость установить лимит кассы. Если его не установить, то он автоматически равен нулю. То есть к концу рабочего дня у предпринимателя не будет возможности иметь в кассе наличность. Важно, что лимит кассы предприниматель определяет согласно специальному порядку. 

ЛИМИТ КАССЫ ПО ПОСТУПЛЕНИЯМ

При определении лимита кассы предприниматель берет за основу объем поступлений наличных денег за проданные товары (работы, услуги). Если же коммерсант только приступает к ведению деятельности, за основу берется ожидаемый объем поступлений. 

Формула расчета лимита кассы выглядит следующим образом:

L = V / P x Nc,

где L - лимит остатка наличных денег (руб.);
V - поступление наличных денег за проданные товары (работы, услуги) за расчетный период (руб.) с учетом обособленных подразделений, которым не открыт счет в банке;
P - расчетный период (раб. дни).

Предприниматель определяет его с учетом особенностей своего бизнеса, но не более 92 рабочих дней.

При этом можно учитывать:

- периоды пиковых объемов поступлений наличности (праздники, сезонность и т.п.);
- динамику поступлений за аналогичные периоды прошлых лет;
Nc - период времени между днями сдачи в банк поступившей наличности (рабочие дни), но не более семи рабочих дней.

Если в населенном пункте, где предприниматель ведет свою деятельность, нет банка, - не более 14 рабочих дней. В крайнем случае, этот период можно установить постфактум (например, в случае какого-либо чрезвычайного обстоятельства).

Принцип простой: если, например, сдача наличных денег в банк происходит один раз в три дня, то Nc, соответственно, равен трем рабочим дням. При определении этого показателя можно учитывать: 

- местонахождение бизнеса; 

- организационную структуру (ИП-одиночка и сам ведет кассовые дела либо имеет сеть магазинов и наемных работников); 

- специфику деятельности (сезонность работы, режим рабочего времени и пр.). 

 КОПИТЬ "НАЛИЧКУ" НЕЛЬЗЯ 

Предприниматель обязан хранить наличные деньги сверх установленного лимита на своих банковских счетах. Накопление в кассе "налички" сверх установленного лимита недопустимо. Но есть исключения это: 

1) дни выплаты заработной платы, стипендий и иных выплат, включенных по методологии Росстата в фонд заработной платы, и выплаты социального характера, в том числе день получения этих денег со счета; 

2) выходные и нерабочие праздничные дни (если предприниматель в эти дни ведет кассовые операции). 

КТО ЗА КАССОЙ? 

Кассовые операции ведет кассовый или иной работник, назначенный предпринимателем, либо он сам. При этом не стоит забывать об особых должностных правах и обязанностях кассира, с которыми его следует ознакомить под личную подпись (приказ о назначении на должность, должностная инструкция, договор о полной материальной ответственности). 

Если у предпринимателя несколько кассиров, то один из них обязательно выполняет функции старшего кассира. 

КАССОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ 

Работа кассы должна быть организована следующим образом. Кассовые документы от имени индивидуального предпринимателя вправе оформить сам предприниматель, или иной работник (в т.ч. кассир), которого определит предприниматель своим приказом. В кассовом документе должны быть указаны: 

1) основание оформления;

2) перечень приложенных подтверждающих документов (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета и др.). 

Внесение исправлений в кассовые документы не допускается. 

Проводимые кассовые операции оформляются специальными документами - приходными и расходными кассовыми ордерами. 

Приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер или просто бухгалтер. Если таковых нет - то сам коммерсант, кассир. А расходный - предприниматель и бухгалтер. При отсутствии последнего - предприниматель, кассир. 

Кассиру нужно представить: 

1) печать (штамп) с реквизитами, которые подтверждают проведение кассовой операции;

2) образцы подписей лиц, которые вправе подписывать кассовые документы. 

Если предприниматель ведет все кассовые дела сам, то, соответственно, единолично подписывает соответствующие документы и проставляет свою печать (штамп). В этом случае образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, оформлять не нужно. 

Предприниматель обязан обеспечить, чтобы кассовые и другие документы, оформляемые в процессе кассовых операций, были в наличии и сохранности как минимум пять лет. 

КАССОВАЯ КНИГА 

Кассовые документы, кассовая книга принятых и выданных кассиром денежных средств могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств. По общему правилу их нужно распечатывать, но не целиком. Одновременно предприниматель обязан осуществлять соответствующие меры, чтобы данные надежно хранились на электронных носителях и не было возможности их изменить. 

Распечатанные листы кассовой книги и книги учета принятых и выданных денежных средств собирают в хронологической последовательности и брошюруют по мере надобности, но не реже одного раза в календарном году. 

Заверительную надпись о количестве листов кассовой книги и книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств проставляет предприниматель и главный бухгалтер, а при отсутствии последнего - только предприниматель. Одновременно проставляется печать (при наличии). 

Общий контроль за ведением кассовой книги и книги учета принятых и выданных денежных средств ведет главный бухгалтер, а при его отсутствии - предприниматель (п. 2.6 Положения). 

Записи в кассовой книге должны быть по каждому кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. Кассир (ИП) сверяет данные кассовой книги с данными кассовых документов. Затем в конце каждого рабочего дня выводит в кассовой книге остаток "налички" и удостоверяет этот факт подписью. А уже записи кассира в книге с данными документов сверяет главный бухгалтер (бухгалтер), а при его отсутствии - сам предприниматель. 

Если же в течение рабочего дня кассовые операции вообще не проводились и, соответственно, нет записей в кассовой книге, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма, выведенная в последний рабочий день, когда велись кассовые операции. Просто ее нужно продублировать. 

ПРИЕМ "НАЛИЧКИ" 

Порядок приема наличных денежных средств касается не только денег от клиентов (третьих лиц), но и от наемных работников предпринимателя. 

Так, при получении приходного кассового ордера кассир (ИП) должен проверить его на соответствие формальным требованиям - на наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера. А при их отсутствии - на наличие подписи руководителя контрагента и ее соответствие имеющемуся образцу. Одновременно проверяется соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме, проставленной прописью, а также наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном ордере. Далее следует пересчет денег, причем в присутствии лица, которое их внесло.После приема денег кассир сверяет сумму по приходному кассовому ордеру с фактически принятой. Если все в порядке, он подписывает приходный кассовый ордер, квитанцию к нему и проставляет на ней штамп, подтверждающий проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег другому лицу выдается квитанция к приходному кассовому ордеру. 

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир:

- предлагает довнести недостающую сумму; 

- возвращает излишне вносимую сумму. 

В случае отказа довнести недостающую сумму кассир возвращает лицу всю вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер перечеркивается и передается бухгалтеру (предпринимателю) для оформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму. При ведении кассовых операций с применением ККТ по их окончании приходный кассовый ордер оформляется на общую сумму принятых наличных денег на основании изъятой контрольной ленты. Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, кассир (предприниматель) проводит тоже по приходному кассовому ордеру. 

ВЫДАЧА "НАЛИЧКИ" 

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с ведением деятельности индивидуального предпринимателя, проводится по расходным кассовым ордерам. При этом выплата заработной платы, стипендий и др. проводится также по расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. 

Кассир (ИП) выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Для этого получатель должен предъявить: 

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; 

- доверенность и документ, удостоверяющий личность. 

Затем идет стандартная проверка на соответствие расходного кассового ордера формальным требованиям (наличие подписей, их сверка с образцами/с доверенностью, правильность указания сумм и Ф.И.О. получателя, наличие подтверждающих документов). Если же выдача денег происходит по "долгоиграющей" доверенности, делается ее заверенная копия. Далее следует обычная процедура - пересчет денег и подписание расходного кассового ордера. 

Отдельные правила выдачи "налички" на выплату зарплат, стипендий и т.п., а также правила ведения реестра депонированных сумм. Важно, что срок выдачи наличных денег по таким выплатам не может превышать пяти рабочих дней включая день получения денег с банковского счета. 

ПОД ОТЧЕТ 

Для выдачи денег под отчет расходный кассовый ордер оформляется по письменному заявлению, составленному в произвольной форме. Его обязательные реквизиты - собственноручная надпись предпринимателя о сумме и сроке, на который выданы наличные деньги, подпись предпринимателя и дата. 

Подотчетное лицо обязано самое позднее через три рабочих дня после истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру (бухгалтеру), а при их отсутствии - коммерсанту авансовый отчет с подтверждающими документами. Срок проверки и утверждения авансового отчета, а также окончательного расчета устанавливает сам предприниматель. 

Главное - помнить: выдача наличных денег под отчет возможна только при отсутствии долгов по старым подотчетным суммам. 

Цели, на которые может выдаваться подотчетная сумма, не оговорены. В документе приведена самая общая формулировка: "расходы, связанные с осуществлением деятельности индивидуального предпринимателя". Следовательно, ограничений практически нет, в том числе и на "личные нужды". 

САМ СЕБЕ ХОЗЯИН 

Одно из главных нововведений, которое значительно облегчит предпринимательскую долю, заключается в том, что меры по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранению, транспортировке, порядок и сроки проверки фактического наличия денег предприниматель определяет сам. 

Дело в том, что прежний Порядок ведения кассовых операций на территории России (утв. Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18) предусматривал неимоверно затратные, сложные и, самое главное, обязательные меры по оборудованию изолированной кассовой комнаты и вообще по обеспечению сохранности денежных средств. Как минимум был необходим металлический сейф, прикрепленный к полу и стенам. Чтобы исключить свободный доступ сотрудников, должна быть и металлическая входная дверь, открывающаяся наружу, плюс много требований охранно-противопожарного характера. В Письме Банка России от 04.10.1993 N 18 (это прежний Порядок) содержались целые разделы с требованиями, за несоблюдение которых довольно часто штрафовали. 

Таким образом, у налоговиков больше нет возможности оштрафовать предпринимателя по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ за использование кассовой техники с нарушением установленных правил (в части охранных и т.п. мероприятий). Теперь вести наличные расчеты можно, по сути, где угодно - в бухгалтерии, кабинете руководителя, каком-либо нестационарном объекте. Понятия "кассовая комната/помещение" больше нет. 

ЗАДАЧА - "УСЛОЖНИТЬ ЖИЗНЬ" 

Таким образом, новое Положение о порядке ведения кассовых операций возложило на предпринимательское сообщество как минимум три новые и большие обязанности: 

- вносить в кассовую книгу все записи на основании приходных и расходных кассовых ордеров (полное оприходование в кассу наличности); 

- не допускать накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка;

- хранить на счетах в обслуживающем банке свободные денежные средства. 

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ 

Типичными ошибками при заполнении кассовых документов являются: 

- небрежность в заполнении строк отдельных форм, если они заполняются вручную, и смещение строк, если заполняются на ПЭВМ; 

- отсутствие номеров приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов; 

- в приходных и расходных кассовых ордерах не указаны корреспондирующие счета и субсчета; 

- в строке "Приложение" к приходному кассовому ордеру и расходному кассовому ордеру даны не все реквизиты соответствующих прилагаемых документов (накладных, счетов-фактур, доверенностей и т.д.); 

- даты квитанций к ПКО не совпадают; 

- суммы НДС выделяются неверно; 

- фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих кассовые документы, заполняются неразборчиво, а в некоторых случаях отсутствуют;

- имеются подчистки, помарки, исправления; 

- бухгалтеры и кассиры вносят исправления не по установленным правилам. 

Анализ нарушений в кассовых документах показал, что большое число ошибок возникает при оформлении авансовых отчетов и кассовых книг. 

Рассмотрим ошибки, допускаемые при заполнении кассовых книг, в частности неоговоренные исправления. Согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего. 

Некоторые бухгалтеры (кассиры) отражают операции с денежной наличностью в кассовой книге не за каждый день, а один раз за несколько дней, указывая это в записи на листе, например "Касса за 8 - 15 февраля 2013 г." (т.е. операции с 8 по 15 февраля). Такое отражение кассовых операций недопустимо и является нарушением кассовой дисциплины. 

При работе на ПЭВМ некоторые формы кассовых документов распечатываются на бумажные носители и оказываются несоответствующими утвержденным унифицированным формам первичной учетной документации по учету кассовых операций согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Это указывает на ошибки в программном обеспечении (недействующие формы документов) или на коррективы форм самими работниками, что недопустимо. 

В вопросе, касающемся лимита остатка наличных денег в кассе, необходимо руководствоваться п. п. 1.2 - 1.4 гл. 1 Положения N 373-П. Лимит остатка наличных денег юридическое лицо и индивидуальный предприниматель определяют в соответствии с приложением к Положению N 373-П (п. 1.3 Положения N 373-П). Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обязаны хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного в соответствии с п. п. 1.2 и 1.3 указанного Положения лимита остатка наличных денег (далее - свободные денежные средства). Накопление юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем не допускается. 

Имеют место также нарушения в виде исправлений остатков денежных сумм на конец рабочего дня и количество ПКО и РКО в кассовых книгах. Это возникает в тех случаях, когда не ведется учет ПКО и РКО, т.е. отсутствует Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, что противоречит требованиям Положения N 373-П. Практика аудита показала, что указанный журнал отсутствует в тех организациях, где небольшое количество кассовых операций и бухгалтеры (кассиры) не регистрируют ПКО и РКО, делая затем ошибки и исправления в кассовой книге. Такая же ситуация характерна для некоторых торговых организаций, где большое количество кассовых операций. В этом случае речь идет об умышленном искажении учетных записей. 

Нарушением кассовой дисциплины является также ненадлежащее хранение денежных средств в организациях. В п. 1.11 гл. 1 Положения N 373-П отмечено, что мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. К сожалению, комментарии по конкретным моментам указанного пункта Положения N 373-П отсутствуют. Однако в связи с актуальностью вопросов сохранности наличных денег для организаций необходимо, на наш взгляд, обратиться к уже отмененному документу - Письму Банка России от 04.10.1993 N 18 (ред. от 26.02.1996) "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации", в котором содержались Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке.

Создание в каждой организации необходимых условий, обеспечивающих сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, позволит не допустить соответствующих нарушений. 

Нарушением является выдача заработной платы и других выплат не кассиром, а другим лицом без соответствующих записей. Однако в п. п. 2.1 и 2.2 гл. 2 "Организация работы по ведению кассовых операций" Положения N 373-П указано, что кассовые документы юридического лица, индивидуального предпринимателя оформляются: главным бухгалтером; бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа юридического лица, индивидуального предпринимателя (далее - бухгалтер); руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера). Таким образом, при отсутствии специального работника на другого работника для ведения кассовых операций, в том числе и выдачи заработной платы, должен быть издан распорядительный документ. Однако, как указано в Положении N 373-П, в случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем. 

Рассмотрим меры ответственности при несоблюдении условий работы с денежной наличностью, а также порядка ведения кассовых операций на территории Российской Федерации в законодательных и нормативных документах

В ст. 15.1 КоАП РФ прямо указано, что нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа: 

- на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб.; 

- на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.